27 Jun So planen Sie eine Ferienvertretung für Ihre Praxis perfekt
Endlich mal frei und nicht an die Arbeit denken: Für jeden Arbeitnehmer ist das selbstverständlich, wer jedoch selbstständig ist, hat vor den verdienten Ferien viel zu tun. Besonders für Ärzte und Ärztinnen, PsychologInnen und PhysiotherapeutInnen mit eigener Praxis ist die Vorbereitung auf den Urlaub eine Herausforderung. Wenn in den Wochen vor den Ferien mal wieder alles drunter und drüber gegangen ist, gilt es einen kühlen Kopf zu bewahren und die Vertretungsaufgaben bestens zu planen, damit nach den Ferien keine böse Überraschung droht. Ich zeige Ihnen in diesem Artikel Tipps und Tricks, wie die Ferienvertretung gelingt, auch wenn Ihre To-do-Liste scheinbar kein Ende findet.
Was vor den Ferien zu beachten ist: Ferienanspruch
Bevor es mit der Planung einer Ferienvertretung los geht, sollten Sie in Ihrer Praxis zunächst abklären, wann Sie überhaupt Ferien machen möchten. Ich rate Ihnen, dies mit Ihrem Team zu besprechen, um nicht über die Köpfe Ihrer MitarbeiterInnen hinweg zu entscheiden. Zu allererst müssen Sie nämlich den gesetzlichen Mindestanspruch der Ferientage im Auge behalten. In der Schweiz müssen Angestellte mindestens vier Wochen im Jahr frei bekommen, gern gesehen sind natürlich ein paar Tage mehr. Nun liegt es an Ihnen, diese Ferientage komplett für Betriebsferien zu verplanen (zum Beispiel zwei Wochen im Sommer und zwei Wochen über Weihnachten und Neujahr) oder den MitarbeiterInnen einen Teil der freien Tage zur eigenen Planung zur Verfügung zu stellen. Denken Sie daran: Wenn Angestellte Ihrer Praxis ausserhalb der Betriebsferien frei haben, darf die Versorgung der PatientInnen nicht darunter leiden. Die Ferienplanung sollte möglichst im 3./4. Quartal des aktuellen Kalenderjahres für das kommende Kalenderjahr geplant werden.
Das Wichtigste zuerst: Telefon, E-Mail und Post bei Ferienvertretung
Da Sie und ihr Team für einige Wochen nicht da sind, merken Ihre PatientInnen natürlich nicht nur, wenn diese vor einer verschlossenen Praxistür stehen. Telefonische Anfragen bleiben unbeantwortet, bei E-Mails und Briefen lässt eine Rückmeldung ebenfalls auf sich warten. Ohne eine vernünftige Vorbereitung wirkt dies nicht besonders professionell. Sie sollten auf jeden Fall eine Anrufbeantworter-Aufnahme vornehmen, in der Sie Ihren PatientInnen mitteilen, wie lange die Praxis geschlossen ist und an wen sie sich in dringenden Fällen wenden können. Bei einer E-Mail sollten Sie ähnlich verfahren und entweder eine automatische Antwort einstellen, welche die eben genannten Informationen bereithält, oder aber eine Weiterleitung, welche die Mail an eine zuständige Ferienvertretung sendet. So können Sie sicher sein, dass Ihre PatientInnen sich nicht alleine gelassen fühlen. Hilfreich können hier die 6 W-Fragen für genaue Informationen (Was?, Wer?, Wozu?, Wann?, Wie?, Wo?) sein. Auch Ihr Praxisbriefkasten sollte auf jeden Fall von einer Ferienvertretung geleert werden. Zu beachten ist, dass es für die Abholung von Paketen, Einschreiben und bei der Post gelagerte Briefe durch eine Drittperson (z. B. Ihre Ferienvertretung) eine entsprechende Vollmacht von der Post braucht. Falls Sie niemand Geeignetes dafür vorgesehen haben, kann Health Care Management Ihnen helfen: Ich leere bei Bedarf Ihren Postkasten und kümmere mich um die dringendsten Anfragen. Weitere Infos finden Sie auf dieser Website.
Organisatorisches nicht verschieben: So klappt die Ferienvertretung
Eine Vertretung für die eigene Praxis zu organisieren, ist gar nicht so einfach und kann schon mal zeitlich verschoben werden, weil andere Dinge dazwischenkommen. Zunächst sollten Sie, auch wenn es offensichtlich erscheint, prüfen, ob die geplante Vertretung dieselben Qualifikationen aufweist wie Sie. Bei Fragen oder Unsicherheiten allenfalls die Gesundheitsdirektion des entsprechenden Kantons kontaktieren, wie die rechtlichen Vorgaben oder die Vorgaben der Qualifikationen für die Praxisvertretungen sind. Eine andere, aber vielleicht ähnliche Fachrichtung Ihrer vertretenden Person kann zum Beispiel schon Unstimmigkeiten verursachen. Ist das geprüft und sind Sie sicher, dass die ausgewählte Vertretung geeignet ist, Ihre PatientInnen kurzzeitig zu übernehmen, dann sollten Sie die Termine abstimmen. Ich rate Ihnen dabei, nicht nur einzelne Patiententermine zu koordinieren, sondern mit Ihrer Vertretung auch über die Öffnungszeiten der Praxis zu sprechen und diese abzugleichen. Für Ihre PatientInnen kann es sonst zu unangenehmen Ärgernissen kommen, wenn sich die Öffnungszeiten in der Ferienzeit merklich ändern. Zudem müssen die Arbeitszeiten auch in den Ferien klar definiert werden. Informieren Sie auf jeden Fall Ihre PatientInnen über die Dauer der Vertretung und die eventuelle räumliche Veränderung. Dies kann über einen Aushang, einer Ansage auf dem Anrufbeantworter Ihrer Praxis oder auf der Homepage Ihrer Praxis erfolgen. Hier empfehle ich, alle dieser drei Möglichkeiten zu nutzen, um möglichst niemanden im Unklaren zu lassen. Besprechen Sie ausserdem mit Ihrer Vertretung, ob nur die nötigsten Behandlungen während der Ferien vorgenommen werden sollen oder der Praxisbetrieb wie üblich weitergehen soll. Wenn Sie Ferien während des Sommers oder zur Weihnachtszeit planen, können Sie davon ausgehen, dass der Praxisbetrieb ohnehin eingeschränkter ist. Eine „Notfallvertretung“ ist daher meist ausreichend.
Ihre Checkliste – für entspannte Ferien ohne Stress
Um die Ferienzeit optimal geniessen zu können, ist es durchaus ratsam, eine Checkliste oder To-do-Liste anzufertigen, mit der Sie alle wichtigen Punkte im Blick haben. Ich empfehle Ihnen, eine solche Liste nicht erst kurz vor Ferienbeginn zu erstellen, sondern schon einige Wochen im Voraus. So können Sie die zu erledigenden Dinge gut in den Praxisalltag integrieren und die Ferien vom ersten Tag an geniessen. Ich habe hier nun schon mal eine allgemeine Checkliste für die Betriebsferien für Sie erstellt:
- Vorab: Planung der Betriebsferien, Absprache mit MitarbeiterInnen
- Planung der Vertretung (einige Monate im Voraus): Wer ist während Ihrer Abwesenheit für Ihre PatientInnen zuständig? Plattformen wie Ärztegesellschaft des Kantons, FMH, ärzte-forum.swiss, Physioswiss, ErgotherapeutInnen-Verband Schweiz, Föderation der Schweizer Psychologinnen und Psychologen usw. liefern da hilfreiche Informationen und es können teilweise auch Inserate für eine Praxisvertretung aufgeschaltet werden.
- Abwesenheitsnotiz oder Weiterleitung für Telefon und E-Mail
- Leerung des Postkastens während Abwesenheit (Health Care Management hilft Ihnen dabei gerne weiter) – Nicht vergessen: Vollmachten für den Postempfang klären. Weitere Informationen der Post
- Passwörter, Befugnisse und Zugänge: Sind diese bekannt und auf dem neuesten Stand?
- Terminplanung: Wer übernimmt bestehende Termine in der Ferienzeit, und wo finden diese statt?
- Klärung von Abläufen und Prozessen: Wie soll die Vertretung mit Anrufen, Termin und E-Mails verfahren?
- Checklisten und Handbücher: Machen Sie Ihre Vertretung mit der Software und spezifischen Arbeitsabläufen in Ihrer Praxis vertraut
Diese Liste lässt sich je nach Praxisart und weiteren spezifischen Arbeitsabläufen natürlich noch ergänzen. Sollten Sie weitere Fragen oder Probleme mit der Organisation Ihrer Ferienvertretung haben, dann kontaktieren Sie gerne Health Care Management. Ich biete Ihnen die nötige Unterstützung, damit Sie Ihre Ferien geniessen können, ohne in dieser Zeit an die Arbeit zu denken. Kontaktieren Sie mich dazu gerne telefonisch oder per E-Mail. An Arbeitstagen erfolgt eine Rückmeldung von mir in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
Quellen:
https://www.missmoneypenny.ch/article/uebergabe-an-vertretung-%C2%A0
https://www.up-aktuell.de/themensammlung/thema-jobs-karriere/2014/10/ferien-fuer-die-praxis.html
https://www.doctors.today/home/a/urlaubsvertretung-in-gemeinschaftspraxen-der-einfachste-ist-nicht-immer-der-richtige-weg-1916014
https://www.doctors.today/a/sozialversicherungspflicht-klare-regelungen-fuer-die-praxisvertretung-1825066
https://www.post.ch/de/empfangen/empfang-steuern/vollmachten-bei-der-post
https://www.seco.admin.ch/seco/de/home/Arbeit/Personenfreizugigkeit_Arbeitsbeziehungen/Arbeitsrecht/FAQ_zum_privaten_Arbeitsrecht/ferien.html
https://www.zh.ch/content/dam/zhweb/bilder-dokumente/themen/gesundheit/gesundheitsberufe/arzt_aerztin/berufsausuebungsbewilligungen_unterlagen/leitfaden_medizinalberuferecht_berufsausuebung_aerztin_arzt_01_2020.pdf
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Susanne Jäggi und Rita_Maria Züger
Verlag: compendio Bildungsmedien